Administrar um condomínio: apps e estratégias para uma gestão eficiente

Sejamos honestos: gerir um condomínio não é uma tarefa fácil. Dificilmente todos os condóminos partilham a mesma opinião ou dão prioridade às mesmas coisas. O papel de um gestor de condomínio é transformar diferenças de opinião em discussões produtivas, mediar conflitos e encontrar soluções que façam sentido para a maioria.

Hoje em dia, principalmente para quem gere mais do que um condomínio, há um mundo infindável de problemas e dores de cabeça que exigem uma boa organização. Felizmente, existem muitas ferramentas que podem ajudar. Se são absolutamente fundamentais? Claro que não. Mas podem ajudar? Sem dúvida. Fizemos uma lista de sugestões para tornar o teu dia mais produtivo e apresentar aplicações que podem elevar a qualidade do teu trabalho.

1. Separa bem a vida pessoal da vida profissional

Em qualquer área de atuação isto é fundamental. O burnout é uma realidade cada vez mais presente em Portugal. Um profissional emocionalmente saudável é aquele que consegue equilibrar a sua vida pessoal e profissional, sabendo quando desligar. Para isso, há duas regras de ouro:

• Ter um número de telefone profissional

  Trata-se de um telemóvel exclusivo para o trabalho, que deve ser desligado ou silenciado após o horário laboral. Se não puderes desligá-lo, ajusta as configurações para que toque apenas em casos de urgência, como quando há múltiplas chamadas do mesmo número.

• Nunca partilhes o teu e-mail pessoal

  Uma dica é fazer da Google tua aliada. Há pessoas que optam por usar contactos pessoais para aceder a determinadas ferramentas, mas não precisas. Mesmo tendo um e-mail profissional, com um domínio próprio, podes registá-lo de forma a que consigas usar todas as ferramentas da Google. Basta começares a criar uma nova conta Google pessoal e, no momento de inserir o e-mail clicar em “Use o seu e-mail existente” e colocar o e-mail profissional. Não vais poder enviar e receber e-mails através do Gmail, mas vais poder criar Google Calendar, Google Sheets, Google Drive e uma série de outras ferramentas que te poderão ser muito úteis.

O equilíbrio entre vida e trabalho vai muito para além disto, mas estabelecer estes limites básicos é uma boa forma de começar.

2. Regista todos os compromissos no calendário

Nada é mais irritante do que promessas vagas como “esta semana eu passo lá para ver isso”. Quantas vezes já disseste isso e acabaste por te esquecer? O telemóvel está sempre à mão, então marca logo no calendário. A falta de cumprimento pode afetar negativamente a percepção que os condóminos têm de ti. Habitua-te a manter o calendário organizado, categorizando todos os compromissos relativos a cada condomínio.

O Google Calendar é uma excelente opção e, para além disso, é gratuito. Podes criar um calendário por prédio e colocar lá todos os eventos relativos ao prédio em questão. Podes criar um calendário por área de atuação, por exemplo: assembleias gerais, reuniões de equipa, obras, etc; e definir no título do evento a que prédio se refere. As opções são infinitas. Usa as notificações para que nada escape. Sempre que esses eventos envolverem condóminos, partilha-os com eles.

3. Regista todas as tarefas numa plataforma centralizada

Compromissos e eventos são uma coisa, tarefas são outra. Coisas como renegociar o contrato dos elevadores ou mandar reparar o portão do prédio X precisam de ser registadas. Em vez de usares papéis que podem perder-se, escolhe uma app que permita aceder à tua lista de tarefas em qualquer dispositivo, organizar tarefas por área de atuação, definir prioridades, manter um histórico adequado, ou até partilhar com colegas quando fizer sentido.

Deixo-te duas sugestões:

• Trello: é uma app para gestão de projetos, tem muitas possibilidades para além de gerir tarefas, mas é muito simples de usar. Tem ferramentas pagas, mas a versão gratuita é mais do que suficiente para aquilo de que precisas. É como se cada tarefa fosse um post-it, podes ter vários quadros com post-its e várias colunas onde os organizas. Podes colocar datas de término e ser notificado sempre que as datas se aproximam.
• Todoist: esta é a app que usamos aqui no Loft 156 para gerir as nossas tarefas e estamos muito satisfeitos. É uma app muito limpinha, que permite criar diferentes projetos, definir tarefas recorrentes, definir prioridades, filtras as tarefas por utilizador, entre muitas outras coisas. A versão gratuita tem algumas limitações, mas é bastante funcional.

4. Cria um canal centralizado para que os condóminos reportem ocorrências

Estar sempre em cima de lâmpadas fundidas, trincos avariados ou elevadores que precisam de arranjo pode ser difícil sem a ajuda dos condóminos. Um único canal para ocorrências evita atritos e múltiplas chamadas para o mesmo problema. Uma app de gestão de ocorrências facilita este processo.

Para isso, podemos apenas aconselhar a solução desenvolvida por nós, o Predifix. Esta app para condomínios tem como missão tornar o teu bom trabalho mais visível. Ao canalizar todas as ocorrências para um só sítio, que podes atualizar sempre que for necessário, e a que todos os condóminos têm acesso, a tua vida será muito mais fácil. Vais deixar de receber demasiados telefonemas sobre a mesma lâmpada, especialmente depois do horário laboral, e poderás resolver o assunto em vez de estar a atender o telefone.

5. Deixa que os condóminos escolham

Algo tão simples como marcar uma reunião de condomínio pode ser complicado. Dificilmente consegues uma data em que todos estejam livres, mas facilmente chegas lá no dia e tens uma amostra de condóminos, porque muitos deles não foram. Faz com que eles sejam parte da decisão. Cria um Doodle com as diferentes datas que tens disponível e partilha com os condóminos. Por fazerem parte da decisão, haverá mais interesse e responsabilização.

A tecnologia, quando usada a teu favor, pode ser uma grande ajuda e potenciar a tua produtividade. Escolhe as apps certas, opta por soluções bem concebidas, que te deixem escolher que notificações queres receber, que sejam simples de usar e que respeitem o teu tempo. Acima de tudo, usa a tecnologia para valorizar o teu trabalho, que nem sempre é visível e, por isso, nem sempre tem o reconhecimento que merece.